Excel pour enseignants

Excel pour enseignants

5 trucs pour vous simplifier la vie

Faites-vous votre gestion de classe avec Excel ? Voici 17 trucs à intégrer à votre routine. Ils vont vous faciliter grandement la vie.

1. Ajuster la largeur des colonnes

Dans l’en-tête, placez le curseur entre la colonne dont vous voulez ajouter la largeur et la colonne suivante (voir endroit sur l’image). Le curseur va prendre la forme d’une croix. Double-cliquez. La largeur de la colonne va s’ajuster de manière à accommoder la donnée la plus large.
Double-cliquer entre deux colonnes pour ajuster la largeur
Notez que vous pouvez sélectionner la feuille au complet pour que l’ajustement se fasse sur toutes les colonnes. Pour sélectionner la feuille au complet, cliquez sur le triangle noir qui se trouve dans le coin supérieur, puis double-cliquez entre deux colonnes de l’en-tête.

2. Tirer profit de l’outil d’analyse rapide

Quand vous sélectionnez une table, une icône apparaît dans le coin inférieur droit. C’est l’outil d’analyse rapide (Quik analysis). L’outil d’analyse rapide analyse vos données avec les outils les plus appréciés d’Excel, comme les graphiques, les codes de couleur et les formules. Cliquez sur l’outil d’analyse rapide. Une panoplie d’options vont apparaître pour modifier votre table.
Outil d'analyse rapide
Voici l’effet des options:
  • Mise en forme : met en évidence les données intéressantes
Exemple de mise en forme avec l’outil d’analyse rapide..
  • Graphiques : permet de visualiser les données
Exemple de graphique introduit avec l’outil d’analyse rapide.
  • Totaux : calcule les statistiques habituelles (somme, moyenne, pourcentage du total, résultat cumulé)
Exemple de totaux introduits avec l’outil d’analyse rapide.
  • Graphques sparkline : insère de petits graphiques dans les cellules, pour représenter les données.
Exemple de graphiques sparkline introduits avec l’outil d’analyse rapide.

3. Filtrer les données

Dans le menu Données, à l’item Filtre, se trouve un outil qui vous permet de masquer temporairement une partie de vos données. En le choisissant, des listes déroulantes vont apparaître dans l’en-tête de vos colonnes. Ces listes vous permettent de spécifier les critères selon lesquels vos données doivent être filtrées.
Filtres
Voici, par exemple, l’une des listes déroulantes que l’on obtient après avoir demandé un filtre. Les critères de sélection qu’offre la troisième colonne s’y trouvent. Il suffit de décocher les valeurs que l’on désire filtrer.
Critères de sélection après avoir demandé un filtre.

4. Saisir des données au moyen de listes déroulantes

Saisir des données au moyen de listes déroulantes permet non seulement de valider les données, mais aussi de standardiser leur écriture. Dans l’exemple qui suit, on définit une liste déroulante qui va servir à saisir les données de la colonne C.  La liste déroulante est peuplée avec les données de la colonne A.
Validation des données à l’aide d’une liste déroulante.
Voici, de plus près, la fenêtre qui permet de définir la liste déroulante.
Définition d'une liste déroulante pour valider les données.

5. Transposer un tableau

Quand Excel parle de transposer un tableau, il parle d’effectuer une permutation matricielle. Autrement dit, il parle de faire en sorte que les colonnes deviennent des lignes, et réciproquement.
Le tableau transposé s’obtient en effectuant un collage spécial du tableau à transposer en copiant son contenu. Sélectionnez le tableau à transposer. Choisissez la cellule qui va devenir le coin supérieur du tableau transposé. Cliquez sur le bouton de gauche pour faire apparaître les options de collage. Choisissez-y l’item Collage spécial (voir image). Un menu va apparaître parmi lequel se trouve l’item Transposé.
Transposition d’un tableau au moyen d’un collage spécial.
Le tableau ainsi transposé est indépendant du tableau d’origine. Les modifications que vous effectuez dans le tableau d’origine ne seront pas répercutées dans le tableau transposé. Pour effectuer une transposition ou les modifications sont répercutées, utilisez  la formule Transpose.
Transposition à l’aide de la formule Transpose.

6. Supprimer les doublons

Lorsqu’on désire supprimer les doublons, on doit déterminer ce qui constitue un doublon. Faut-il que tous les champs soient égaux ? Faut-il seulement que quelques-uns le soient ?
Supprimer les doublons.

7. Analyser des scénarios

Excel dispose de plusieurs outils d’analyse prévisionnels (What-if analysis). L’un d’eux permet de calculer la valeur manquante pour atteindre une cible donnée. Supposons que vous faites une vente de décoration de Noël. Supposons que vous voulez atteindre un chiffre d’affaires de 6000. Avec l’outil Valeur cible, vous pouvez demander à Excel de calculer le nombre de guirlandes que vous devez vendre pour atteindre le chiffre d’affaires mentionné.
Calculer la valeur manquante pour atteindre la valeur cible.
Voici où se trouve l’outil Valeur cible.
Analyser des scénarios.
Excel va vous demander la cellule cible, la valeur que vous tentez d’atteindre et la cellule à modifier pour atteindre la valeur donnée.
Définition de la valeur cible.

8. Définir une valeur conditionnelle

Les fonctions Si (If functions) vous permettent de définir une donnée en fonction d’une condition. Dans l’exemple qui suit, on détermine, par exemple, si les étudiants ont réussi ou non leur cours.
Définition d’une fonction Si

9. Trouver les valeurs dupliquées

Sélectionnez la première matrice de données, puis la deuxième en maintenant la touche Ctrl enfoncée. Allez au menu Accueil (Home), choisissez Mise en forme conditionnelle (Conditional Formatting), Règles de mise en surbrillance des cellules (Highlight Cells Rules), puis Valeurs en double (Duplicate Values).
Trouver des valeurs dupliquées.

10. Concaténer des chaînes de caractères

La perluète (c’est-à-dire, le symbole &) permet de concaténer des chaînes de caractères.
Concaténer des chaînes de caractères.

11. Appliquer une formule déjà définie au reste de la colonne

Pour appliquer une formule déjà définie au reste d’une colonne, placez la souris dans le coin inférieur gauche de la cellule qui contient la formule, puis tirez vers le bas.
Appliquer une formule déjà définie au reste d’une colonne.

12. Générer des tableaux croisés dynamiques

Les tableaux croisés dynamiques sont des tableaux formés à partir de données extraites d’un tableau plus imposant. C’est l’équivalent de ce que l’on pourrait obtenir par programmation en effectuant des requêtes SQL. Considérons le tableau suivant.
Tableau d’où seront extraites les données.
Nous pourrions vouloir regrouper les données différemment. Définissons un tableau croisé dynamique.
Définition d’un tableau croisé dynamique.
Une palette apparaît. Elle permet de définir le nouveau tableau en glissant-déposant les champs qui vont constituer les colonnes et les champs qui vont constituer les lignes. Elle permet également de spécifier les nouvelles valeurs du tableau.
Un exemple du résultat que l’on peut obtenir.
Voici un autre tableau croisé dynamique possible, extrait du même tableau initial. Notez qu’il n’y a pas de colonnes, seulement des lignes et des valeurs.
Autre exemple de tableau croisé dynamique.

13. Définir des macros

Les macros permettent d’automatiser les commandes et les fonctions que vous êtes amené à exécuter fréquemment.
Pour créer des macros, vous devez utiliser les commandes du menu Développeur. Ce dernier n’est pas affiché par défaut. Allez au menu Fichier, puis Options. Sélectionnez Personnaliser le ruban.
Ajout du menu Développeur qui va permettre de définir des macros.
Activez le menu Développeur et cliquez sur le bouton Enregistrer une macro. Une fenêtre va apparaître. Saisissez-y le nom de votre macro, puis cliquez sur le bouton OK pour commencer à enregistrer.
Macros
Effectuez les manipulations que vous souhaitez automatiser. Lorsque vous avez fini d’effectuer toutes les manipulations que vous souhaitez automatiser, cliquez sur le bouton Arrêter l’enregistrement. Excel utilise le langage de programmation Visual Basic pour Applications (VBA). Voici à quoi ressemble notre macro.
Macro qui en résulte en VBA.
Pour l’essentiel, notre macro ajoute une ligne datée chaque fois qu’on l’exécute, ce qui se fait ici en cliquant un bouton.
Exécution de la macro en cliquant un bouton.

14. Ajouter un bouton pour exécuter une macro

Vous pouvez ajouter un bouton pour exécuter une macro. Allez au menu Développeur et choisissez Insérer. Une fenêtre contenant toutes les macros disponibles va apparaître. Vous pourrez y choisir la macro à exécuter.
Ajout d'un bouton pour exécuter une macro.

15. Rechercher et sélectionner

Si vous voulez effectuer une modification instantanée à tous les éléments d’un même type, vous pouvez utiliser la fonction Rechercher et sélectionner. Cette dernière va rechercher et sélectionner les éléments qui satisfont la condition qui lui est spécifiée. Cette fonction est intéressante, par exemple, pour corriger un nom mal écrit qui apparaît à plusieurs reprises dans le tableau.
Rechercher et sélectionner.

16. Insérer un objet Excel en Word

Vous pouvez insérer un objet Excel dans un fichier Word. Dans votre document Word, choisissez le menu Insertion, puis Objet.
Insérer un objet Excel dans un fichier Word

17. Utiliser des formules et des fonctions

Voici une liste de formules et de fonctions utiles.

COUNTIF - NB.SI

compte le nombre de cellules d’une plage qui répondent à un critère spécifique. Exemple: =NB.SI(B2:B25;"Nancy")

Patricia
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